Q5 ERP - software performant de management al afacerii

Postat de Andrei Boiu la Mar, 10/09/2019 - 10:33
Q5 ERP

O afacere de succes, moderna, necesita nu numai competenta in domeniul de activitate ci si o administrare eficienta a intregii activitati. Contabilitatea este inevitabila, impusa de cerintele economice si legislative. Din pacate, insa, dupa ce sunt facute unele progrese odata cu dezvoltarea firmei, evolutia administrativa stagneaza. Sunt de parere ca ar trebui ca si firmele mici si mijlocii, nu doar cele mari, sa faca pasul urmator in performanta si eficienta: managementul si planificarea transparenta a intregii afaceri, adica introducerea unui sistem ERP, Enterprise Resource Planning.

Piata produselor software este vasta si exista solutii destinate atat functionalitatii de baza cat si celor avansate. Din pacate, primul obstacol care trebuie depasit este cel al conceptiei administrative. O platforma care transparentizeaza fluxurile materiale, fie ca vorbim de finante fie ca vorbim de bunuri, este o oportunitate. Decizia de aprovizionare ca si politica fata de client depind de informatii legate de disponibilitatea unor resurse. Chiar daca stim, relativ, ce se intampla cu ele, faptul ca informatia nu este centralizata si usor accesibila o face cu mult mai greu de valorificat. De aceea, nu trebuie sa ne limitam doar la contabilitate si ceea ce tine de ea cand vorbim de managementul de detaliu al unei firme. Daca am sti ce se intampla cu fiecare produs ce urmeaza sa fie livrat, fie ca este un serviciu prestat sau un bun, am sti costurile si posibilitatea de a-l finaliza la termen, am putea sa fim mult mai competitivi. Marile companii au asemenea sisteme din motivul complexitatii si a necesitatii de a coordona activitatea eficient, dar produse precum SCALA sunt extrem de scumpe, necesitand o investitie totala de sute de mii de euro pe o perioada de cativa ani.

Trecand la subiectul propriu-zis, voi vorbi putin despre un sistem ERP, romanesc, accesibil si in continua dezvoltare, numit Q5 ERP. Dezvoltatorul este Clear Concept Multisoftware, o firma romaneasca cu experienta. Platforma este instalata in cloud si se prezinta sub forma unei interfete de lucru ce poate fi controlata printr-un browser web. O versiune demo se gaseste la adresa demoq5.ccms.ro, introducand utilizatorul admin si parola admin.

Se remarca, inca de la inceput, interfata moderna, utilizabila atat pe un calculator traditional cat si pe o tableta sau telefon mobil. Conceptia este modulara, asigurand diverse functionalitati precum urmarirea comenzilor de vanzare si cumparare, managementul stocurilor, urmarirea si emiterea documentelor fiscale, administrarea salarizarii, managementul proiectelor. Solutia este completa, putand fi un ajutor valoros indiferent ca afacerea este o unitate de productie, un magazin on-line, un prestator de servicii.

Interfata este intuitiva, simpla dar puternica. Marele avantaj al implementarii Q5ERP este evident atunci cand se pune problema integrarii datelor. O buna parte din programe nu gestioneaza decat o parte din activitate, necesitand portarea manuala a datelor dintr-o zona in alta. O comanda de achizitii este plasata si introdusa manual intr-un program care poate emite si factura spre clientul final dar tot ceea ce tine de magazinare trebuie pastrat intr-un registru separat. Daca trebuie organizata productia este si mai anevoios, pentru ca intreaga urmarire a activitatii se face in alte fisiere. La o activitate de prestare servicii, si nu numai acolo, este esential de urmarit stocul, o activitate consumatoare de timp si neplacuta. Toate aceste sarcini se desfasoara independent. A obtine o perspectiva generala asupra a ce trebuie facut pentru a aduce o imbunatatire dureaza minute, ore uneori. Cel mai adesea, este nevoie de subalterni care sa se ocupe de intreaga activitate, distragandu-i de la alte sarcini. Q5 reuseste, chiar daca nu intotdeauna perfect, sa prezinte o interfata in care datele se introduc usor.

De pilda, daca introducem o comanda de vanzare dintr-un magazin on-line, Q5 ERP poate prelua aceste date, genera o comanda interna, si, apoi, dupa confirmarea platii, se va putea emite o factura fiscala si automat vor fi facute iesirile din stoc, genera nota contabila, emite mesaje e-mail catre persoanele responsabile de desfasurarea comenzii. In caz de acceptare a unui retur, se plaseaza automat o intrare in stoc, se poate emite o factura de stornare. Prin integrarea cu un POS se pot prelua automat informatii despre plata si introduce in sistem iar un scanner de coduri de bare poate facilita urmarirea iesirilor fizice din spatiul de magazinare. Toate informatiile legate de stoc, continutul lui, evolutia achizitiilor si a vanzarilor se poate face in timp real. Existenta unui modul statistic, de rapoarte, completeaza functionalitatea oferita, prezentand un sumar al vanzarilor, disponibilitatiilor din conturi bancare, altor informatii financiar-contabile, spunand destul de precis cum se prezinta astazi afacerea.

Oferta pentru Q5 ERP se prezinta sub forma unor pachete de module, achizitionate unitar, fara abonament anual. Pentru un pachet destinat activitatii de retail vorbim de 12000 Euro, unul pentru management de proiect la 10000 Euro, cel pentru productie la 20000 Euro iar cel pentru service la 18000 Euro. Desigur, in functie de solicitarile clientului pot fi adaugate sau modificate anumite functionalitati pentru a obtine un produs personalizat. Interfata este bilingva, putand fi prezentata atat in romana cat si in engleza.

In articolele viitoare voi detalia functionalitatea oferita pentru fiecare modul in parte si va urma si comparatia cu o alta solutie software.